Как присвоить номер каждому физическому предмету?
Присвойте каждому физическому предмету или устойчивой связке предметов уникальный временный номер, нанесите его на защитный конверт или карточку и свяжите с одной строкой описи. На лицевой стороне оригинала писать не следует.
Присвойте каждому физическому предмету или устойчивой связке предметов уникальный временный номер, нанесите его на защитный конверт или карточку и свяжите с одной строкой описи. На лицевой стороне оригинала писать не следует.
Выберите простую систему
Используйте последовательные номера без смысловых догадок: например, INV-0001, INV-0002 и далее. Номер должен однозначно указывать на одну строку описи и не меняться без зафиксированной причины.
- Не кодируйте в номере предполагаемую дату или имя.
- Для комплекта сохраните один номер, если предметы явно связаны.
- Для отдельных физических объектов используйте отдельные номера.
Нанесите номер безопасно
Поместите фотографию или другой оригинал в защитный фото-безопасный конверт. Номер напишите на конверте либо на отдельной карточке, а не на изображении.
- Не используйте клей, липкую ленту и резинки рядом с оригиналом.
- Не пишите на лицевой стороне снимка.
- Не наносите маркировку на хрупкий или повреждённый материал без совета специалиста.
Создайте строку описи
Одна строка должна связывать номер с типом носителя, кратким описанием, видимой подписью и состоянием. Не превращайте предположение в установленный факт: неизвестные сведения так и помечайте.
- Запишите первоначальный конверт и вложенные записки.
- Фиксируйте повреждения до перемещения.
- Связывайте цифровой файл с тем же идентификатором.
Проверьте себя
- Выбрать последовательный формат номера.
- Нанести номер только на защитную упаковку.
- Создать ровно одну строку описи для каждого объекта.
Частый вопрос
Нужно ли нумеровать каждый снимок в альбоме?
Да, если снимки будут учитываться отдельно. Если альбом рассматривается как единый объект, это решение нужно явно записать в описи.